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这才是高手过招,机关秘书亲历办会的38忌


办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单,实则千变万化、学问很深,其中最为关键的,恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态,不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎,才能躲开无处不在的大大小小的陷阱,稍一大意,稍一侥幸,就有可能出现难以挽回的差错和失误。

这样的故事,凡是办过会的同志都能讲出不少。为帮助大家掌握办会的本领,这里为您推荐一些会务亲历者讲述的故事,希望对您有所启发。

一、会场布置

1、让会场布置“活”起来

会场布置不能简单凭经验,要看会议内容和目的。就说座位排列,第一,这次讨论会和一般会议不同,与会人员都是党代表,身份是一样的,不存在职务的高低。第二,讨论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策。

想讨论得好,至少要确保主桌上各类代表分布均衡,涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠。由此可见,会场布置绝非简单机械的重复性工作,做到因需而变、因事而变,方能让会场布置“活”起来,为会议的顺利进行打好基础,提供保障。

2、能否坐得下,尺子会“说话”

惯例也不一定科学,解决问题不能墨守成规,要有求证精神。

3、会场温度控制的“学问”

会场温度控制还真是有大学问呢!会场越大,温度越难控制。因为人体热量和外界环境不断交互,会改变外界环境温度。会场无人时和代表入座后,会场温度自然会发生变化。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些,这样随着室内人数增多,室温会增高,从偏低变成相对适宜。

4、会场灯光检查少不得

作为会前筹备的必要流程,还是不能大意。办会不能“想当然”,按照程序要检查的,一个都不能少。

5、疏漏了记者的席位

会务工作必须把各种情况考虑周全,决不能疏忽大意,否则真是“一丑遮百俊”,一个小小的疏漏就可能让之前的付出变得苍白无力。

6、差点出事的会标

为避免工作中出现类似失误,从此以后我们将用大头针固定会标的内容固化到会议组织流程中。

7、简洁明了的会标

会标的制作一定要突出主题、简洁明了。

8、导引牌里的“玄机”

实践告诉我们并不是,导引牌事先一定要检查。机关的会议不同于商业演出,哪来的“赞助商”?这不是跟会议严肃的性质背道而驰吗?

9、没有保密柜怎么办

办会必须将每一个细节都考虑到,遇到问题多思考、多请教,提高工作应变能力。

10、会上耗材要备足

在外开会,自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备,各类风险依然存在,例如打印机墨盒等耗材一定要想办法备足,确保万无一失。

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